Vous projetez de créer une représentation ambiance unique pour votre événement ? Les professionnels de la décoration événementielle offrent des solutions sur mesure pour obtenir une allure personnalisée. Que vous souhaitiez organiser un anniversaire, un mariage ou n'importe quel événement spécial, vous pouvez recourir à des décorations réalisées dans un thème unique à l'aide d'atmosphère conviviale.
Identifier l'espace et déterminer les objectifs
Chaque décoration événementielle est différente et sa préparation dépend du type d'événement et du lieu. L'étape la plus importante est l'évaluation détaillée de l'espace à laquelle participeront tous les partenaires et collaborateurs concernés.
Connaître la superficie de l’espace à décorer
Pour concevoir des aménagements artisanaux sur mesure, il est nécessaire de connaître la superficie de l'espace et sa configuration, le genre d'activité qui aura lieu et la quantité de temps dont vous disposez pour préparer l'événement.
Établir les objectifs de l’événement et son public cible
Les organisateurs peuvent éviter les mauvaises surprises en étudiant précédents événements similaires pour en comprendre les succès et échecs. Il est également important de cibler un public spécifique et de connaître son profil afin d'équiper l'espace avec des éléments parfaitement adaptés.
Planifier le budget et la déco
Une fois le lieu déterminé et les objectifs établis, vous pouvez planifier le budget. Cette étape commence par le calcul des dépenses en tenant compte de la fréquentation et des particularités des invités.
Prévoir le budget en tenant compte du nombre et du type d'invités
Le nombre et le type d'invités sont déterminants. Un événement professionnel pour les adultes nécessite généralement un budget différent de celui requis pour un tournoi de jeu entre enfants. Évaluer le budget permet de déterminer le type d'aménagements qui peuvent être réalisés.
Déterminer le style et les couleurs à adopter
L'étape suivante consiste à choisir un style de décoration approprié à l'espace, au thème et aux invités. Les couleurs doivent être sélectionnées avec prudence pour créer un look original et souligner d'éventuels sponsors ou marques.
Choisir les éléments de décoration
Une fois le budget et le style déterminés, vous pouvez trouver des meubles et accessoires et développer des organisations spéciales pour donner vie à l'espace, expliciter l'événement et garantir la satisfaction des invités.
Trouver des meubles et accessoires pour créer un espace personnalisé
Les meubles et les accessoires sélectionnés serviront à accentuer l'atmosphère recherchée et à personnaliser l'espace pour le rendre plus invitant. En fonction du budget et du thème, vous pouvez choisir des tentes gonflables, des luminaires, des rideaux ou des fontaines.
Établir une liste des choses à acheter, à louer ou à construire
Une fois les composantes sélectionnées, les organisateurs devraient créer une liste précise des éléments à acheter, à louer ou à construire sur mesure. Les fournisseurs peuvent également proposer des services d'illumination événementielle ou de décor de table.
Engager les fournisseurs nécessaires
Une fois la liste complétée, il est temps d’engager les fournisseurs nécessaires pour mener à bien le projet, le temps est compté.
Trouver les professionnels et artisans adaptés à votre projet
Trouver le bon fournisseur est un élément fondamental du succès du projet. La qualité et le délai de livraison des produits doivent être pris en considération. Vous devez prendre en compte le type de services offerts par le fournisseur, ses tarifs et sa réputation.
Évaluer les offres et signer les contrats
Les fournisseurs doivent être soigneusement sélectionnés en comparant attentivement les offres. Une fois que la meilleure option a été choisie, il est temps de négocier les conditions de détachement, de préparer les documents nécessaires et de signer le contrat.
Installer et contrôler les installations finales
Le contrôle de l'état des équipements est extrêmement important afin que l'espace soit prêt à temps et offre une décoration élégante et fonctionnelle.
Superviser et organiser l’installation des équipements
Les organisateurs sont responsables de la supervision de l'installation des équipements pour s'assurer qu'elle est effectuée correctement et/ou le souhaité. Les organisateurs peuvent être chargés d'engager d'autres fournisseurs pour fournir le nombre nécessaire d'employés pour leur installation.
Contrôler le résultat pour vérifier qu'il correspond aux attentes et aux plans ainsi qu'aux normes de sécurité
L'endroit doit être vérifié avant et lors de l'événement pour s'assurer que tout est en ordre. Les organisateurs peuvent décider d'effectuer ce contrôle eux-mêmes ou d'en engager les professionnels pour éviter les éventuels désagréments et offrir des espaces mémorables à leurs invités.